توربو، جدیدترین روش برای یادگیری زبان بدون نياز به كتاب و جزوه، از مبتدی تا پیشرفته مناسب برای همه افراد در همه سنین
آموزش زبان انگلیسی
برخلاف تصور بسیاری از افراد نوشتن نامه اداری یا Business Letter، کار دشواری نیست. این نامه‌ها برای شرکت‌ها، ادارات، مراکز دولتی، دانشگاه‌ها و… نوشته می‌شوند. برای نوشتن این نامه قانونمند و رسمی باید برخی از اصول و نکات را رعایت کنید.
به طور کلی نویسندگان از زبان‌ها و کلمات پیچیده در نامه اداری انگلیسی استفاده نخواهند کرد و باید منظور خود را بسیار صریح و ساده بیان نمایید. پس اکیدا از زیاده گویی و پیچاندن اصل مطلب پرهیز کنید. در ادامه این مطلب از انگلیش توربو نکات مهمی را در خصوص نوشتن نامه اداری توضیح می‌دهیم. با ما باشید.
در بیشتر ایمیل‌ها، لحن‌های محاوره‌ای و خودمانی به چشم می‌خورد، اما در نامه‌نگاری اداری انگلیسی به این شکل نیست و شما باید بیشتر در حالت تخصصی و کمی دوستانه نامه خود را بنویسید. همانطور که گفتیم باید بسیار صریح و واضح منظور خود را بیان کرده و از نوشتن کلمات پیچیده چشم پوشی کنید. یکی از مهم‌ترین اصول نامه‌نگاری انگلیسی، استفاده از کلمات مناسب برای شروع نامه اداری است. جملات مهم باید در ابتدای نامه به صورت موثر بیان شود.
می‌دانید که برخی از عبارات و کلمات برای شما اهمیت بسیار زیادی دارد، اما ممکن است به چشم خواننده نیاید. برای اینکه نشان دهید چه بخش‌هایی برای شما اهمیت دارد، می‌توانید آن‌ها را بولد یا حتی هایلایت کنید که با این کار تأثیرگذاری کلمات بیشتر خواهد شد. بهتر است نامه اداری انگلیسی را فونت Times New Roman و با سایز ۱۲ نوشت بنویسید. برای جدا کردن دو پاراگراف از همدیگر دو روش داریم:
برای نوشتن اصولی یک نامه انگلیسی باید در ابتدا تمام بخش‌های آن را شناخته و بدانید که در هر قسمت چه عبارت‌هایی را قرار دهید. نامه‌های اداری با توجه به مخاطب و هدفی که دارند، از بخش‌های مختلفی تشکیل شده‌اند. اما به‌طورکلی نامه‌های اداری انگلیسی اجزاء و بخش‌های ثابتی دارند. مهم‌ترین بخش‌های نام دارای انگلیسی به شرح زیر است:
تفاوتی ندارد که با چه هدف و منظوری نامه اداری می‌نویسید، در هر صورت باید در همان ابتدا موضوع اصلی را بسیار دقیق، شفاف و صریح بیان کنید. برای مثال نامه شما می‌تواند شکایت از یک اتفاق، پیام تبلیغ یا تبریک، پیشنهاد کاری، درخواست‌های مربوط به شغلتان و . . . باشد.
مشخص نبودن هدف و موضوع نامه موجب می‌گردد تا از نامه شما برداشت های اشتباه شده و یا حتی رد شود. به همین دلیل اکیدا توصیه می‌کنیم در انتخاب موضوع نامه خود، دقت و وسواس زیادی را به خرج دهید. موضوع نامه اداری انگلیسی، به عنوان اصلی‌ترین بخش نامه به حساب می‌آید.
در این بخش باید اطلاعات کلی از خودتان را بنویسید. این اطلاعات شامل مواردی همچون نام و نام خانوادگی، آدرس منزل، شماره همراه و ایمیل می‌شود. در بیشتر نامه‌ها این اطلاعات در قسمت بالای صفحه نامه آمده و اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ ارسال در بخش زیرین آن درج می‌گردد. درصورتی‌که فرد گیرنده بخواهد به نامه شما جواب بدهد، باید این اطلاعات را در دست داشته باشد تا با شما تماس بگیرد و یا نامه‌ای به شما ارسال کند؛ پس بی تردید نوشتن این بخش بسیاری ضروری است.
بدون شک هیچ نامه‌ای بدون سلام و ادای احترام شروع نمی‌شود. در حقیقت اگر نامه خود را بدون سلام شروع کنید، نامه شما اعتبار کافی را نداشته و به عنوان بی‌احترامی تلقی خواهد شد. اگر برای آقایان نامه می‌نویسید از کلمه Dear Mr. استفاده نمایید. قضیه برای بانوان کمی پیچیده می‌شود.
در صورتی‌که اطلاع از وضعیت تاهل فرد داشته باشید می‌توانید برای خانم‌های متأهل از کلمه Mrs. و برای دوشیزه‌ها از Miss استفاده نمایید. در برخی اوقات ممکن است شما از وضعیت تاهل آگاهی نداشته باشید، در این شرایط می‌توانید کلمه Ms. را هم برای بانوان متأهل و هم مجرد به کار ببرید.
مواردی که در بالا ذکر کردیم، برای زمانی است که شما اسم فرد گیرنده را می‌دانید. اما گاهی پیش می‌آید که شما از اسم فرد اطلاعی ندارید، در نتیجه می‌توانید از عناوین شخصی فرد استفاده کنید. برخی از عناوین شغلی عبارتند از:
مقدمه کوتاه را می‌توانید با یک آرزوی سلامتی شروع کنید. استفاده از کلمات کوتاه و مودبانه می‌تواند نظر مخاطب را به درستی به خود جلب کرده و تأثیر مثبتی بر روی او بگذارد.
اکنون به بدنه اصلی نامه رسیدیم. در این بخش هدف شما از نوشتن نامه اداری مشخص می‌شود. متن اصلی نامه نیز باید کوتاه و واضح باشد؛ به عبارت دیگر نامه اداری را باید در یک صفحه خلاصه کنید. نامه‌های طولانی معمولاً خسته‌کننده هستند و مخاطب میلی به خواندن آن ندارد. به همین دلیل از نوشتن جملات اضافی خودداری نمایید.
همان قدر که سلام و ادای احترام در نامه الزامی است، پایانِ نامه نیز اهمیت دارد. همیشه باید در انتهای نامه خود از جملات قدردانی استفاده کنید. برخی از عبارات پایانی نامه‌ها رسمی و برخی دیگر از آن‌ها غیر رسمی هستند، شما باید با توجه به نامه خود یکی از انواع آن‌ها را بنویسید. حرف اول عبارت قدردانی باید با حرف بزرگ نوشته شود و ادامه جمله را با حروف کوچک تکمیل نمایید.
در این بخش معمولاً امضای ارسال‌کننده به همراه نام فرستنده نامه آورده می‌شود. شما می‌توانید تنها اسم خود را در این بخش بنویسید، اما اگر در کنار اسم‌تان، امضا شما نیز وجود داشته باشد، نامه به شکل درست‌تر و بهتری اتمام می‌یابد. بهتر است از یک خودکار مشکی برای زدن امضا استفاده کنید.
رعایت برخی از نکات باعث می‌شود تا نامه شما اعتبار بیشتری پیدا کرده و درصد قبولیِ آن هم از طرف کارفرما بالاتر رود. برخی از این نکات به شرح زیر هستند:
در نهایت اگر قصد دارید که یک نامه اداری انگلیسی را بنویسید، باید در ابتدا اطلاعاتی در مورد اصول نوشتن نامه اداری انگلیسی بدانید. در بخش‌های قبلی اطلاعاتی را در مورد چگونگی نوشتن نامه اداری انگلیسی برای شما شرح دادیم. بهتر است تمامی این نکات را به درستی رعایت کنید.
اگر به هر دلیلی نامه‌تان به درستی نوشته شده باشد، آنگاه اعتبار خود را از دست داده و توسط گیرنده بررسی نخواهد شد. در حقیقت نامه اداری باید واضح و بدون هیچ گونه زیاده‌گویی و بسیار مرتب و خوانا باشد. اشتباهات املایی، دستوری، نگارشی و… باعث می‌شود تا نامه اهمیت خود را از دست بدهد.
توصیه می‌شود که هنگام نوشتن نامه اداری انگلیسی از لحن رسمی و اداری استفاده کنید.
همانطور که در متن هم گفته شد؛ نامه اداری شامل موضوع، اطلاعات تماس، سلام و عرض ادب، مقدمه، متن اصلی نامه و پایانِ نامه است.
زبان رو به‌صورت ساده، روان و کاربردی همراه با فان و سرگرمی یاد بگیر.
